Elämme aikaa jossa ei ole helppoja päätöksiä. Päätösten tekijöiden rooli ja vastuu ei ole kahdehdittava. Päätöksillä on saatava aikaan haluttu ja havaittava muutos, mutta ovatko vaikutukset niitä haluttuja muutoksia vai jotain ihan muuta ja millaisella aikajänteellä päätökset juurtuvat organisaatioon ja arkeen?
Päätösten vaikutusten ja arkeen juurtumisen esteenä näen meitä jokaista koskettavan asian eli ajan. Työskentelemme samassa organisaatiossa arkisena tiistaina, mutta emme jaa samaa aikaa.
Mitä haluan sanoa arjen ajan jakamisella?
Ihmiset toimivat ajassa ja ihmiset toimivat organisaatiossa eri ajassa vaikkakin jakavat saman päivämäärän, ”tehokkaan tiistain” organisaatiossa. Mitä tämä merkitsee? Lähdetään liikkeelle peruspalvelutuotannosta. Palveluiden on toimittava joka päivä, tätä kuntalaiset odottavat. Työntekijät ratkovat tässä ja nyt eteen tulevia kysymyksiä, haasteita, ogelmia. Aika on tässä ja nyt. Omissa mielissään ajatus voi karata ehkä seuraavaan viikkoon, miten selvitään ja mistä tarvittava henkilökunta, ajatuksissa voi olla ehkä tuleva loma. Kuitenkin pääsääntöisesti ajatus ja tietoisuus ajasta on tässä ja nyt.
Keskijohdon osalta tietoisuus ajasta suuntaa jo pidemmälle. Haetaan tasapainoa tämän päivän ja tulevien ratkaisujen ja vaihtoehtojen välille. Tunnistetaan tulevaisuuden vaatimukset ja tämän hetken arjen haasteet.
Ylinjohto, tehtävänsä mukaisesti, elää tulevaisuudessa melko pitkällä. On pystyttävä näkemään ja visioimaan miltä maailma näyttää 10, 20 vuoden kuluttua. Mitä tämä edellyttää päätöksenteolta ja organisaation toiminnalta tänään.
Juurikin tässä, erilaisessa aikakäsityksessä, piilee iso haaste niin päätösten toimeenpanossa, päätösten vaikutusten arvioinnissa sekä siinä miten organisaatio on mukana. Kuvitteellinen matka ylimmän johdon päätös- ja visiointiprosessista arjen palvelutuotantoon on pitkä ja monesti myös epäselvä. Epäselvyys näkyy mm. siinä, että emme kykene mukautumaan, emme tiedä mitä meidän pitäisi tehdä, kun päätös konkretisoituu pöydällemme. Dialogi on vähäistä henkilöstön ja ylimmän johdon välillä. Henkilöstö ei tunnista vaatimuksia eikä ajanhallinta pysy perässä operatiivisten toimien ohella. Erityisesti tämä näkyy muutosprosesseissa. Ylin johto on usein siirtynyt jo seuraavaan aiheeseen, kun organisaatio kipuilee asioiden kanssa, joita muutoksen toimeenpano vaatii. Ja tässä aikakäsitys muodostuu onnistumisen esteeksi. On vaikea saada kiinni asioista, joita on ylimmän johdon toimesta mietitty pitkään, mutta arkinen elämä ei pysty vastaamaan riittävän nopeasti päätöksenteon vaatimuksiin.
Yhteisen ajan jakamisen saavuttaminen vaatii organisaatiossa avoimuutta päätöksentekoon, avointa dialogia ja ajatusten vaihtoa. Avoimuus päätöksenteossa on enemmän kuin perinteinen viestintä siitä miten edetään, mitä on suunnitteilla jne. Se on toinen toisemme kunnioittamista, se on ymmärrystä siitä, että päätökset eivät ole heti kaikille yhtä selviä ja kirkkaita kuin päätöksentekijät olettavat. Epäselvyys aiheuttaa organisaatiossa kohinaa, ylimääräistä resonanssia, epävarmuutta ja jopa epäluottamusta. Tällainen tilanne syntyy myös jos päätökset jäävät ikään kuin roikkumaan prosessissa. Henkilöstö odottaa, mutta vastaukset viipyvät. Spekulointia syntyy ja työntekeminen kärsii.
Kun ymmärrämme yhteisen ajan jakamisen merkityksen osaamme suhteuttaa odotukset päätösten toimeenpanoon ja uuden toimintatavan juurtumiseen.